2022年8月法规通讯
重大发展
港交所监管通讯：保存纪录
(i) 港交所刊发最新的上市规则执行简报（繁体）中，聚焦发行人与董事妥善保存纪录的重要性。
除为企业管治及审计工作（如：缺少有关资产估值而使核数师发出非无保留意见），妥善保存纪录亦影响港交所规则执行部进行调查。
港交所一般都会要求发行人及董事就相关事宜提供有关期间的文件证据 (contemporaneous documentary evidence)。欠缺纪录会令人质疑发行人的内部文化。这也直接反映发行人在遵守《上市规则》方面的监控框架和做法或有不足。亦会触发港交所进一步调查个别董事有否履行职责。港交所就一些范畴提供了有用的例子（摘要如下）。
董事须就《上市规则》合规承担个人责任。有董事曾向港交所表示他们已采取行动履行职责（如：就建议中的行动提出质疑），但未能提供任何文件证据作证明。
港交所提醒董事，若只依赖发行人去记录其个人采取的行动，则须自己承担后果。无论以任何一种方式通讯（如：个人电子邮件地址，通讯软件如WhatsApp或微信），董事都要确保任期内以至离开董事会后都有方法保存有关纪录。若是进行口头沟通，宜同步加以书面沟通跟进。
执行简报亦总结上半年的规则执行个案（如：内部监控措施不足、一再违反相关规定、缺乏员工培训）。（请参阅我们以往的法规通讯）
内容摘要：
例子：港交所要求的文件纪录（P.3）
- 收购/交易
— 尽职调查
— 估值的依据
— 对公司的利弊分析
— 有关《上市规则》是否适用的考量
- 预付款/贷款
— 信贷分析（包括对交易对手进行的尽职调查）
— 有关抵押品是否适用/必须的分析
— 提供抵押品的文件证明
— 有关违约风险的全面考量
- 专业意见
— 建议/结果
— 对顾问的指示
— 任何所做假设，所采纳的方法以及建议背后的理据
- 传讯沟通
— 内部与外部
— 有关董事会/委员会讨论、意见及决策的证据、集团内部（如：母公司与附属公司之间）
主要影响：
- 留意妥善保存纪录的重要性、和有关例子
- 检阅贵司系统
- 向董事局汇报港交所的提醒
其他法规发展
法例
(ii) 公司注册处就2022年10月24日起实施的第二阶段新查册安排发出对外通告（繁体）。注册处就新查册安排更新了网页专设栏目，分别就提交文件（繁体）及公众查册服务（繁体）的主要变更发出对外通告。
第二阶段（由2022年10月24日至2023年12月26日）起，登记册中董事索引所载的董事的通常住址及完整身分识别号码，会以董事的通讯地址及部分身分识别号码代替，让公众查阅。
在实施日期当日或之后交付注册处登记的文件中所载的董事的通常住址，以及董事、公司秘书及某些其他人士（如：清盘人）的完整身分识别号码（「受保护资料」），不会提供予公众查阅。
「指明人士」可向公司注册处处长申请披露受保护资料。
（指涵盖资料当事人及其授权人；有关公司的成员；公职人员及公共机构，和因执行法定职能而须使用受保护资料的人士／机构；在律师行执业的律师及执业会计师；银行；以及根据《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》规管的金融机构及指定非金融业人士）
（参阅我们以往的法规通讯：（概览）21年6月法规通讯，（第一阶段）21年8月法规通讯）
(iii) 个人资料私隐专员公署（私隐公署）：《资讯及通讯科技的保安措施指引》（“指引”）（新间稿、指引（繁体））
因应网络安全事故有所增加，私隐公署发出指引，为资料使用者（特别是中小企）建议资讯及通讯科技系统的资料保安措施，以协助他们遵从《个人资料（私隐）条例》的规定。指引提供了有用的参考个案。范围涵盖：
- 资料管治和机构性措施
- 合适的领导人员负责资料保安
- 足够的培训予工作人员
- 风险评估
- 在启用新系统/新应用程式前
- 启用后定期进行
- 建议技术上及操作上的保安措施
- （外判）资料处理者的管理
- 采取合约规范方法/其他方法
- 防止转移予资料处理者的个人资料，在未获准许/意外的情况下，被查阅、处理、删除、丧失或使用
- 资料保安事故发生后的补救措施
- 定期监察、评估及改善资料保安政策的遵从情况
- 使用云端服务、自携装置，及便携式储存装置所应采取的资料保安措施