2022年2月法规通讯
重大发展
港交所上市规则执行简报：内部监控指引
港交所刊发以内部监控为主题的上市规则执行简报（繁体）。
首先，董事会有责任确保内部监控系统适切有效，而董事则有共同及个别责任。尽管审核委员会及风险委员会在《企业管治守则》下具有特殊的角色。
在执行案例中，港交所固然要判定事件是否涉及违规，但同时也会调查发行人的内部监控情况，以及个别董事就履行其职责而采取的行动。
值得注意的是，如涉及内部监控失误，即使没有发现其他违反上市规则的行为，也可能会单就内部监控失误情况作出纪律处分。
简报为以下方面提供了有用的指引：(i) 港交所在调查中要求什么，(ii) 释除一些误解，(iii) 有效内部监控的进一步指引。其中提到了过去的执法个案。（请参考我们以前的法规通讯）
内容摘要：
港交所有用的指引
港交所在调查过程中要求什么（第3页）
- 设有内部监控的证据
- 董事对系统采取的检讨行动（最少每年一次），确保其有效实施和运作
— 预期有＂稽查踪迹＂(“audit trail”，即详细的文件证据）
- 内部监控及合规方面的文化
— 不单关乎有否制定政策和程序
— 企业上下不论哪个层级
— 如：举报机制（以及审核委员会的角色）
释除误解（第4页）
- ＂外聘核数师自然会检查内部监控系统＂
— 虽然核数师在核数过程中发现内部监控系统问题或会提出，但这与专项进行详细审查是两回事
- ＂公司每年都有检讨内部监控系统，但只轮流检视监控措施＂
— 根据《企业管治守则》，董事会的检讨应涵盖＂所有重要的监控方面＂(“all material controls”)
— 亦可对特定部分作＂更深入审查＂
- ＂内部监控只是审核委员会的责任＂
- ＂若上一次检讨后再无警号，可假设内部监控制度稳妥＂
— 被动行事并不足以履行内部监控职责
— 属必须持续审视的工作
- ＂只要并无损失/或损失非因内部监控不足导致，便不会遭纪律处分＂
— 内部监控不足已构成违反职责，可被采取行动
— 即使没有招致损失
有效内部监控的进一步指引（第5页）
- 引用的参考资料
— 如：港交所出版的刊物、香港会计师公会指南（其技术简报，有说明地列出监控类型）
主要影响：
- 向董事会汇报，并注意港交所高标准的期望
- 值得注意的是，内部监控不足本身可致纪律处分
- 须保存文件证据
其他法规发展
监管机构
(i) 港交所谴责北青传媒股份有限公司，对4名董事（执行/非执行/独立非执行）发出＂损害投资者权益＂声明（“Prejudice to Investors Interests Statement”，简称＂损害投资者声明”），及谴责或批评19名董事及监事（并指令这些董事参加培训）。（监管通讯、纪律行动声明（繁体））
该公司于2018年1月至2019年3月间，通过附属公司向其控股股东及联属公司提供超过550亿人民币的贷款。
每笔贷款金额计算出来的资产比率，均超逾8%，构成《上市规则》（第13章）的＂给予某实体的贷款＂(“advance to an entity”)。所有贷款构成（第14章）＂主要交易＂(“major transactions”) ，而其中亦有构成（第14A章）＂关连交易＂(“connected transactions”) 。该公司未能遵守港交所的要求。
上述董事未能确保公司维持充分及有效的内部监控。港交所向4名知悉贷款之事或参与其中的董事作出损害投资者声明。
内容摘要：
内部监控系統不足及董事职责缺失包括
- 缺乏符合特定《上市规则》规定的书面程序
- 附属公司层面负责汇报交易的人员不熟悉《上市规则》要求
- 附属公司的董事及高级行政人员，毋须向公司董事会申报业务关系及潜在冲突
主要影响：
- 要注意确保附属公司符合《上市规则》规定
- 审查相关监控措施，例如政策/程序、向上市控股公司的报告机制、培训
(ii) 港交所刊发更新的常问问题（最新更新为3月2日）（繁体），有关与证监会就冠状病毒旅游限制下刊发业绩公告的2020联合声明。
(Q1) 港交所将按个别及当时的情况，继续采取联合声明的类似做法。港交所诚邀所有受近期公布与疫情相关措施，而影响审计工作的发行人尽早与其讨论。
至于股东周年大会可否以虚拟模式进行，发行人应查阅其公司组织章程及公司成立地的公司法。若发行人以虚拟形式举行会议，更新的常问问题 (Q11) 提醒发行人，应合理地尽最大努力（a）确保遥距出席股东大会的股东能够在会议上发言和投票；及（b）解释他们如何能这样做。